1. Objetivo general
Dar a conocer la información necesaria y suficiente a los diferentes grupos de interés de ESTELAR EXPRESS SAS identificada con NIT. 830.054.581-0 sobre los lineamientos para la protección de los datos personales que son objeto de tratamiento a través de los procedimientos internos.
1.1. Objetivos específicos
Gestionar oportunamente los requerimientos recibidos en atención a derechos de los titulares, criterios de recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión que se dará a los datos personales.
Gestionar los incidentes referidos a la violación de los códigos de seguridad o la pérdida, robo o acceso no autorizado de información de una base de datos personales administrada por el responsable del tratamiento o por su encargado.
Desarrollar actividades enfocadas en virtud del principio de responsabilidad demostrada, en la cual se genere una cultura de protección de datos personales por medio de actividades de sensibilización, capacitación y evaluación.
1.2. Marzo normativo
La Constitución Política de Colombia estableció en el artículo 15 la protección de datos personales el cual se desarrolla en la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012, el Congreso de la República reglamentó el ya mencionado derecho al establecer las disposiciones generales para la Protección de Datos Personales en Colombia, igualmente reglamentada por los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014 (hoy incorporados en el Decreto único 1074 de 2015).
Ley 1266 de 2008 “Por la cual se dictan las disposiciones generales del hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones”. Y sus Decretos Reglamentarios 1727 de 2009. Decreto 2952 de 2010 que reglamentó los Arts. 12 y 13 de la Ley 1266 de 2008.
Decreto 4886 de 2011 “Por medio del cual se modifica la estructura de la Superintendencia de Industria y Comercio, se determinan las funciones de sus dependencias y se dictan otras disposiciones”.
Circular única Título V Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio.
LEY 1273 DE 2009 adicionada al Código Penal Colombiano con un Título VII BIS denominado “De la Protección de la Información y de los Datos”.
De conformidad con las demás leyes, sus decretos reglamentarios, y las demás normas que las sustituyan, modifiquen o adicionen.
2. Ámbito de aplicación y alcance
Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos tanto físicas cómo digitales, que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por parte del ESTELAR EXPRESS SAS., quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de datos personales y es responsable de su administración y uso.
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales está dirigida a:
Clientes (Personas naturales y/o jurídicas) que hacen uso de los servicios de transporte de carga por carretera a nivel nacional y demás servicios ofrecidos por ESTELAR EXPRESS SAS.
Proveedores, contratistas que realicen tratamiento de datos personales.
Trabajadores y colaboradores que tengan vinculación con ESTELAR EXPRESS SAS.
Administradores de oficinas y sus empleados a nivel nacional.
Propietarios, tenedores y/o conductores de vehículos contratados por ESTELAR EXPRESS SAS para apoyo en la prestación de los servicios de transporte de carga por carretera a nivel nacional.
Encargados del tratamiento.
Para todos ellos y demás grupos de interés que hacen parte de ESTELAR EXPRESS SAS sean personas naturales o jurídicas esta política es de obligatorio conocimiento y cumplimiento.
3. Definiciones
· Base de datos personales. Es todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.
· Base de datos automatizada. Es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados a través de programas de ordenador o software.
· Base de datos no automatizada. Es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados de forma manual, con ausencia de programas de ordenador o software.
· Cesión de datos. Tratamiento de datos que supone su revelación a una persona diferente al titular del dato o distinta de quien estaba habilitado como cesionario.
· Custodio de la base de datos. Es la persona física que tiene bajo su custodia la base de datos personales al interior de ESTELAR EXPRESS SAS.
· Dato personal. Es cualquier dato y/o información que identifique a una persona física o la haga identificable. Pueden ser datos numéricos, alfabéticos, gráficos, visuales, biométricos, auditivos, perfiles o de cualquier otro tipo.
· Dato personal sensible. Es una categoría especial de datos de carácter personal especialmente protegido, por tratarse de aquellos concernientes a la salud, sexo, filiación política, raza u origen étnico, huellas biométricas, entre otros, que hacen parte del haber íntimo de la persona y pueden ser recolectados únicamente con el consentimiento expreso e informado de su titular y en los casos previstos en la ley.
· Encargado del Tratamiento. Es la persona física o jurídica, autoridad pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
· Fuentes Accesibles al Público. Se refiere a aquellas bases contentivas de datos personales cuya consulta puede ser realizada, por cualquier persona, que puede incluir o no el pago de una contraprestación a cambio del servicio de acceso a tales datos. Tienen esta condición de fuentes accesibles al público las guías telefónicas, los directorios de la industria o sectoriales, entre otras, siempre y cuando la información se limite a datos personales de carácter general o que contenga generalidades de ley. Tendrán esta condición los medios de comunicación impresos, diario oficial y demás medios de comunicación.
· Habeas Data. Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas, conforme lo dispuesto en la ley y demás normatividad aplicable.
· Procedimiento de análisis y creación de Información. Es la creación de información respecto de una persona, a partir del análisis y tratamiento de los datos personales recolectados y autorizados, para fines de analizar y extraer perfiles o hábitos de comportamiento, que generan un valor agregado sobre la información obtenida del titular de cada dato personal.
· Procedimiento de disociación. Hace referencia a todo tratamiento de datos personales de modo que la información que se obtenga no pueda asociarse a persona identificada o identificable.
· Principios para el tratamiento de datos. Son las reglas fundamentales, de orden legal y/o jurisprudencial, que inspiran y orientan el tratamiento de datos personales, a partir de los cuales se determinan acciones y criterios para dar solución a la posible colisión entre el derecho a la intimidad, habeas data y protección de los datos personales, y el derecho a la información.
· Propietario de la base de datos. Dentro de los procesos de negocios de ESTELAR EXPRESS SAS, es propietaria de la base de datos el área que tiene bajo su responsabilidad el tratamiento de los mismos y su gestión.
· Responsable del Tratamiento. Es la persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, que recolecta los datos personales y decide sobre la finalidad, contenido y uso de la base de datos para su tratamiento.
· Titular del dato personal. Es la persona física cuyos datos sean objeto de tratamiento. Respecto de las personas jurídicas se predica el nombre como derecho fundamental protegido constitucionalmente.
· Tratamiento de Datos. Cualquier operación o conjunto de operaciones y procedimientos técnicos de carácter automatizado o no que se realizan sobre datos personales, tales como la recolección, grabación, almacenamiento, conservación, uso, circulación, modificación, bloqueo, cancelación, entre otros.
· Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
· Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
· Usuario: Es la persona natural o jurídica que tiene interés en el uso de la información de carácter personal.
· Violación de datos personales. Es el delito creado por la ley 1273 de 2009, contenido en el artículo 269 F del Código Penal Colombiano. La conducta prohibida es la siguiente: “El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en base de datos, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes”.
· Violaciones de las Medidas de Seguridad de los Datos Personales. Será considerado incidente de seguridad aquella situación que implique una violación de las medidas de seguridad adoptadas por ESTELAR EXPRESS SAS para proteger los datos personales entregados para su custodia, sea como responsable y/o encargado, así como cualquier otra conducta que constituya un tratamiento inadecuado de datos personales en contravía de lo aquí dispuesto o de lo señalado en la Ley. Todo incidente de seguridad que comprometa los datos personales en poder de ESTELAR EXPRESS SAS deberá ser informado a la autoridad de control en la materia.
4. Descripción de la política
4.1. Declaración de la política – elementos
La Constitución Política de Colombia estableció en el artículo 15 el derecho de protección de datos personales como el derecho de toda persona para conocer, actualizar, rectificar o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado o se traten en bases de datos públicas o privadas.
En cumplimiento de las anteriores disposiciones, la Sociedad ESTELAR EXPRESS SAS. consciente de la responsabilidad que les asiste en materia de tratamiento de datos personales de los titulares, garantiza el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la autorización respecto a las informaciones que hayan recogido sobre ellas en las bases de datos que el ESTELAR EXPRESS SAS., ha recopilado para las finalidades previstas en la ley y las autorizaciones respectivas, las cuales han sido tratadas conforme a lo establecido por el régimen nacional de protección de datos personales.
Por medio de la presente política se establecen los lineamientos para el adecuado tratamiento, la debida protección de los datos personales de los diferentes grupos de interés que tienen relación con el ESTELAR EXPRESS SAS. en sus procesos y el cumplimiento normativo en esta materia. En el presente documento además se regulan los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de datos personales, las políticas y procedimientos para el adecuado cumplimiento de la ley. Así mismo, tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza el ESTELAR EXPRESS SAS., a fin de proteger el derecho fundamental definido en el artículo 15 de la Constitución Política De Colombia y en el marco de lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y en las demás normas que la regulen, modifiquen, adicionen, o complementen y así salvaguardar los intereses de los titulares para el tratamiento de datos personales, siguiendo los valores institucionales del ESTELAR EXPRESS SAS., así como la implementación de la responsabilidad demostrada frente al tratamiento de datos personales mediante la implementación, desarrollo y seguimiento del Programa Integral de Gestión de Datos Personales.
El ESTELAR EXPRESS SAS. está comprometido con la protección de los datos personales de todos sus grupos de cuyos datos personales reposen en los distintos sistemas de información físicos o digitales.
El tratamiento adecuado a los datos personales se dará en todas las etapas del ciclo de vida de los datos incluyendo su recopilación, procesamiento, actualización, divulgación, conservación y eliminación de estos, de acuerdo con la aplicación estricta de las normatividades vigentes y aplicables.
4.2. Elementos
4.2.1. Principios de Tratamiento de Datos Personales
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente politica, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:
· Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente política es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
· Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
· Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
· Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
· Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
· Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente política. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente política. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente política.
· Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente política, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
· Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente política y en los términos de la misma.
4.2.2. Identificación del Responsable del Tratamiento de Datos Personales
Razón Social: Estelar Express SAS
Nit: 830.054.581-0
Email: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Página Web: www.estelarexpress.co
Línea servicio al cliente: 4076769-4849160
Sede Administrativa y operativa: CLL 24 F No 102ª 23
Responsable designado: Jefe de Tecnología
ESTELAR EXPRESS SAS., se permite informar a todos los interesados que, en cumplimiento de la Política de Datos Personales, los datos personales que obtenga la empresa, en virtud de las operaciones de transporte de carga por carretera a nivel nacional para los usuarios del servicio y terceros u otras partes interesadas con los cuales se lleve algún tipo de relación en el cual se manejen datos personales, serán tratados conforme a los deberes y principios definidos en la Ley 1581 de 2012 y la Ley 1266 de 2008 y demás normas que regulan y tratan esta materia.
Para efectos de esta política se entenderá como responsable ESTELAR EXPRESS SAS.
4.2.3. Tratamiento y finalidades a las cuales serán sometidos los Datos Personales
ESTELAR EXPRESS SAS., realizará operaciones o conjunto de operaciones que incluyen recolección de datos, su almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Este tratamiento de datos se realizará exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en la presente política y en las autorizaciones específicas otorgadas por parte del titular. De la misma forma se realizará tratamiento de datos personales cuando exista una obligación legal o contractual para ello, siempre bajo los lineamientos de los procedimientos de seguridad de la información de TI y cualquier otro requerido para la prestación de los servicios de la empresa, dentro de las cuales se encuentran:
Acceder y consultar sus datos personales (públicos, privados, semiprivados, sensibles o reservados) que reposen o estén contenidos en bases de datos o archivos de cualquier Entidad Pública o Privada ya sea nacional, internacional o extranjera.
Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales necesarios para efectos de la prevención y control de lavado de activos, financiación del terrorismo, financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva, corrupción, soborno, selección de riesgos, realización de estudios y en general la administración de sistemas de información.
Ejecutar la relación contractual existente con sus proveedores, conductores y/o propietarios de vehículos tercerizados, trabajadores, prestadores de servicios, personas naturales y jurídicas.
Actualización de datos entregados por los trabajadores, proveedores, prestadores de servicios, personas naturales y jurídicas.
Dar respuesta a los requerimientos de entes de control.
Evaluación de indicadores de oportunidad y calidad de los servicios, encuestas de satisfacción del cliente, atención de PQRS.
Para el envío de información, a través de email, mensajes de texto (SMS o MMS) o de cualquier otro medio de comunicación sobre el estado, deberes y derechos de los proveedores, prestadores de servicios, personas naturales y jurídicas.
Suministro de información a las autoridades competentes en caso de ser requerida.
Para cualquier otra finalidad que se derive de la naturaleza jurídica de ESTELAR EXPRESS SAS.
Desarrollar el proceso de selección, evaluación y vinculación laboral.
Soportar procesos de auditoría interna o externa.
Suministrar, compartir, enviar entregar los datos personales del Titular a empresas filiales o vinculadas a ESTELAR EXPRESS SAS ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas empresas requieran la información para los fines aquí indicados.
Respecto de los datos recolectados directamente en los puntos de seguridad, tomados de los documentos que suministran las personas naturales o jurídicas al personal de seguridad y obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones (oficinas, bodegas, vehículos de transporte de carga) de ESTELAR EXPRESS SAS su tratamiento tendrá como finalidad la identificación, seguridad y la prevención de fraude interno y externo, prevención de actividades de lavado de activos, financiación del terrorismo, proliferación de armas de destrucción masiva, corrupción, soborno, prevención y/o investigación de accidentes de tránsito en vía pública.
Realizar directamente el tratamiento de sus datos personales o a través de un encargado del tratamiento, ubicado en Colombia a quien se le suministrarán sus datos personales mediante transmisión según el caso, para que realice el tratamiento a nombre del ESTELAR EXPRESS SAS.
Grabación de imágenes o cualquier otro registro se utilizará para las finalidades de soporte y evidencia de los eventos de investigaciones de accidentes de trabajo, accidentes de tránsito, actividades del sistema SARLAFT.
Toma de datos biométricos se realizarán para facilitar el reconocimiento (dactilar y facial) del titular de la información al momento en que realice transacciones o se identifique en los puntos de control en oficinas de la empresa a nivel nacional, bien sea de manera presencial o por medios digitales y que se impidan posibles suplantaciones, o como evidencia para adelantar proceso de investigación.
Igualmente, ESTELAR EXPRESS SAS., suministrará los datos personales a proveedores de productos y servicios, y a terceros que provean servicios o con quien tenga algún tipo de relación, ya sea para:
Recaudo o Pago de servicios de transporte de carga.
Servicio al Cliente.
Manejo y administración de bases de datos.
Solicitar, contratar, cambiar y cancelar servicios prestados por ESTELAR EXPRES SAS directamente o por conducto de terceros.
Dar respuestas a peticiones, quejas y recursos.
Dar respuestas a organismos de control.
Solicitar factura o información sobre esta.
Recibir publicidad impresa o a través de medios electrónicos.
Utilizar los distintos servicios de sus correspondientes sitios web, incluyendo la descarga de contenidos y formatos.
Enviar al titular la notificación de ofertas, avisos o mensajes promocionales, encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios de ESTELAR EXPRESS SAS., suministrar sus datos de contacto a intermediarios de seguros, abogados externos, empresas de marketing, call centers y empresas de telemercadeo, entre otros, para los fines previstos.
Procesar pagos.
Recaudar cartera y realizar cobro administrativo prejudicial y judicial.
Servicios de atención (canales de atención al usuario).
Autenticación y validación de correos electrónicos.
Facturación electrónica.
Transferir o transmitir sus datos para el tratamiento de sus datos personales, mediante servicio de outsourcing.
Conocer y almacenar la ubicación geográfica para realización de mediciones y estudios.
Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las descritas en los incisos previamente citados.
4.2.4. Empleados
Estelar Express S.A.S. trata los datos personales de sus trabajadores para administrar el vínculo laboral y cumplir obligaciones legales, y para proteger la seguridad de las personas y de la operación, atendiendo la naturaleza del transporte de carga. En ese marco, la compañía fortalece de manera permanente medidas de seguridad, prevención y control, en armonía con el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo y el Plan Estratégico de Seguridad Vial.
Con ese propósito, realizará el tratamiento de datos personales con las siguientes finalidades:
a. Cumplir obligaciones legales relacionadas con empleados y exempleados de Estelar Express S.A.S.
b. Verificar requisitos del Sistema General de Seguridad Social, el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, el Plan Estratégico de Seguridad Vial y el SARLAFT.
c. Publicar el directorio corporativo para facilitar el contacto de los empleados.
d. Tratar imágenes captadas por cámaras o sistemas de grabación para identificación, seguridad, prevención de fraude interno y externo, y apoyo en investigaciones de accidentes de trabajo, accidentes de tránsito y actividades del SARLAFT.
e. Tratar la huella dactilar como dato biométrico para control de ingreso, salida y tiempo de almuerzo.
f. Tratar datos de menores, familiares de trabajadores, para cumplir obligaciones legales aplicables.
g. Tratar datos de participantes en convocatorias de selección para adelantar el proceso de selección, garantizando acceso y circulación restringida de hojas de vida y soportes.
h. Informar y comunicar generalidades de eventos desarrollados por Estelar Express S.A.S., por los medios que se consideren convenientes.
i. Gestionar información financiera, pagos, emisión de certificados de ingresos y retenciones y relaciones de pagos.
j. Gestionar el proceso contable de la empresa.
k. Utilizar imágenes con fines publicitarios y de mercado, cuando aplique.
Adicionalmente, para la gestión de seguridad y control, la empresa podrá tratar datos de imagen, video y, cuando sea estrictamente necesario, audio, captados en sus centros de trabajo y en vehículos de propiedad de la compañía, incluidos sistemas en cabina, con fines de seguridad, prevención de riesgos, seguridad vial, control de la operación, protección de trabajadores y terceros, y apoyo en investigaciones de incidentes, accidentes e irregularidades.
El acceso a estos registros será restringido al personal autorizado, bajo reglas de confidencialidad y custodia, y su conservación será únicamente por el tiempo necesario según la finalidad y los procedimientos internos. La empresa no instala cámaras en lugares de intimidad estricta y respeta en todo momento la dignidad humana de todos los trabajadores.
Cuando el material captado sea útil para verificar el cumplimiento de deberes, obligaciones o prohibiciones del cargo, podrá utilizarse como soporte en investigaciones internas y, cuando aplique, procesos disciplinarios, garantizando el debido proceso, el derecho de defensa y la posibilidad de rendir versión sobre los hechos.
La Política de Protección de Datos Personales se encuentra publicada en el sitio web de Estelar Express S.A."
4.2.5. Proveedores / Contratistas
Estelar Express SAS una vez obtenga la autorización de tratamiento de datos personales otorgada por los proveedores y contratistas de forma expresa, previa e informada por medio de los formatos de vinculación de proveedores y/o conductores, propietarios o tenedores de vehículos terceros, podrá usar la información para los siguientes fines:
Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual con ESTELAR EXPRESS SAS. en las relaciones con proveedores y contratistas.
Gestionar tramites solicitudes, quejas, reclamos, realizar análisis de riesgos. efectuar encuestas de satisfacción respecto de los servicios de ESTELAR EXPRESS SAS.
Dar a conocer, transferir o transmitir los datos personales a nivel del país, a cualquier empresa o terceros como consecuencia de un contrato, ley o vinculo licito que así lo requiera o para implementar servicios de computación en la nube.
Realizar todos los trámites internos y el cumplimiento de obligaciones contables, tributarias y de ley.
Gestionar información financiera para pagos de la empresa, emisión de certificados de ingresos y retenciones (personas naturales y jurídicas) y relaciones de pagos.
Expedir las certificaciones contractuales solicitadas por los contratistas del ESTELAR EXPRESAS SAS., o solicitudes de los entes de control.
Mantener un archivo digital que permita contar con la información correspondiente a cada contrato.
Contactar a través de medios telefónicos, electrónicos (SMS, chat, correo electrónico, y demás medios considerados electrónicos) físicos o personales.
Las demás finalidades que se determinen en procesos de obtención de datos personales para su tratamiento, y en todo caso de acuerdo con la ley y en el marco de las funciones de ESTELAR EXPRESAS SAS.
La información del dato personal proporcionado será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y, por tanto, ESTELAR EXPRESAS SAS., no procederá a vender, licenciar, transmitir, transferir, o divulgar la misma, salvo que: exista autorización expresa para hacerlo; sea necesario para permitir a los contratistas prestar los servicios encomendados; sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios o productos; o sea requerido o permitido por la ley.
La finalidad particular del tratamiento de un dato personal se informará al titular al obtener su autorización. Estas finalidades se encuentran publicadas en el Aviso de Privacidad que se encuentra de forma física en las oficinas y en el sitio web: https://www.estelarexpress.co/index.php/component/content/article/20-home/64-politica-de-proteccion-datos-personales?Itemid=101.
4.2.6. Tratamiento de datos sensibles
ESTELAR EXPRESS SAS solo trata datos personales sensibles para lo estrictamente necesario, solicitando consentimiento previo y expreso a los titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes) e informándoles sobre la finalidad exclusiva para su tratamiento.
ESTELAR EXPRESS SAS. utiliza y trata datos catalogados como sensibles, cuando:
El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el titular de los datos sensibles, salvo en los casos que, por ley, no se requiera el otorgamiento de dicha autorización.
El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar la autorización.
El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica o, dentro del marco de procesos de mejoramiento; este último, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de ESTELAR EXPRESS SAS. de los titulares o el dato este disociado, es decir, el dato sensible sea separado de la identidad del titular y no sea identificable o no se logre identificar a la persona titular del dato o datos sensibles.
En los casos en los cuales se realiza la toma de datos biométricos faciales, dactilares de manera voluntaria, previa, explícita, informada e inequívoca para darle tratamiento los datos personales, incluyendo datos biométricos, suministrados con el diligenciamiento en formatos físicos o digitales autorizados por ESTELAR EXPRESS SAS., o los que suministre a futuro, para:
Diligenciar, complementar o actualizar las bases de datos de ESTELAR EXPRESS SAS.
Tramitar la apertura o vinculación para prestar servicios.
Validar la identidad en el uso de los servicios ofrecidos por la empresa.
Para que la validación de la identidad mediante datos biométricos y/o suministrada en Guías de Transporte, pueda ser utilizada para adelantar investigaciones de posibles eventos fraudulentos, como medio de prueba.
De manera particular, con la imposición de las huellas dactilares, o captura de imagen facial del titular a través de medios electrónicos, el titular autoriza para que a través de una entidad certificada como operador biométrico o en forma directa, se realice la validación de la identidad contra las bases de datos dispuesta para tal fin.
En adición a lo anterior, el ESTELAR EXPRESS SAS., cumple con las siguientes obligaciones:
Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datos objeto de tratamiento son de carácter sensible y la finalidad del tratamiento, y obtener el consentimiento expreso, previo e informado. NO condicionar ninguna actividad a que el titular suministre datos personales sensibles (salvo que exista una causa legal o contractual para hacerlo).
4.2.7. Tratamiento de datos de menores
ESTELAR EXPRESS SAS., solo trata datos personales de menores de edad cuando estos sean de naturaleza pública o provengan de la información suministrada por empleados, contratistas o colaboradores, al momento de su vinculación laboral o de prestación de servicios con la empresa. Lo anterior, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y, cuando el tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, ESTELAR EXPRESS SAS., exigirá al representante legal o tutor del niño, niña o adolescente, la autorización del menor, previo a que el menor de su opinión frente al tratamiento que se le dará a sus datos, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto, tal como lo indica la ley.
ESTELAR EXPRESS SAS., y cualquier persona involucrada en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, velarán por el uso adecuado de los mismos. En cumplimiento de lo anterior, se aplican y desarrollan los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 (incorporado en el Decreto único 1074 de 2015).
4.2.8. Sistemas de Circuito Cerrado de Televisión o de Video Vigilancia
ESTELAR EXPRESS SAS., puede utilizar circuitos cerrados de televisión o de video vigilancia en los alrededores y dentro de las oficinas, sedes administrativas, al interior y/o exterior de los vehículos de transporte de carga por carretera y entre otros, con los siguientes fines:
La información será utilizada para procesos de investigación de accidentes de trabajo, accidentes de tránsito, salvaguardar a los usuarios y colaboradores, así como para proporcionar protección contra posible hurto, fraude y vandalismo, o como uso de material probatorio según el caso cuando se requiere por las autoridades y/o entes de control. (DIAN, Fiscalía, Superintendencia de Transporte, Ministerio de Trabajo, entre otros).
Para el uso como soporte en investigaciones internas y, cuando aplique, procesos disciplinarios, garantizando el derecho de defensa y la posibilidad de dar versión sobre los hechos
Quienes pueden acceder a la información: tendrán acceso el área de seguridad y salud en el trabajo, gestión humana, monitoreo vehicular, área de tecnología, oficial de cumplimiento, administradores y/o jefes de bodega, gerencia y dirección administrativa y financiera.
Reglas de confidencialidad y custodia: todos los colaboradores de la empresa que manejen información confidencial contarán con clausulas de confidencialidad en los contratos de trabajo. El almacenamiento y custodia se regirá de acuerdo con las tablas de retención documental definidas para cada proceso de la empresa. Cualquier video o imagen grabada, será destruida cuando ya no sea necesaria o al cumplirse el término establecido en las tablas de retención de documental, las definidas por la ley, y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, dicha información personal está protegida conforme a esta política.
4.2.9. Derechos del Titular del Dato Personal
Las personas obligadas a cumplir estas políticas deben respetar y garantizar los siguientes derechos de los titulares de los datos, sin perjuicio de lo establecido en el Art. 8 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el titular contará con los siguientes derechos:
Acceder en forma gratuita a los datos proporcionados a ESTELAR EXPRESS SAS que hayan sido objeto de tratamiento.
Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, el cual procederá cuando la autoridad haya determinado que ESTELAR EXPRESS SAS en el tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la constitución y la normatividad vigente.
Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.
Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
4.2.10. Deberes de ESTELAR EXPRESS SAS como responsable del tratamiento de datos personales.
Cuando ESTELAR EXPRESS SAS., actúe como responsable del tratamiento, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y en otras que rijan su actividad.
Solicitar y conservar en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información que suministre al encargado del tratamiento (de existir), sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento, de existir.
Exigir al encargado del tratamiento (de existir) en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información del titular.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Exactitud de la información personal:
Mientras el usuario, colaborador o grupos de interés que cuente con un vínculo o relación contractual con el ESTELAR EXPRESS SAS., se deberá en todo momento suministrar y mantener actualizada toda la Información personal, y deberá notificar a la empresa tan pronto se produzcan cambios a la misma para que ESTELAR EXPRESS SAS., actualice sus registros.
En ningún caso se podrá revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos personales, cuando exista un deber legal o contractual que le imponga la obligación de permanecer en nuestras bases de datos.
Los derechos de los titulares pueden ejercerse por las siguientes personas:
Por el titular, quien debe acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición de ESTELAR EXPRESS SAS.
Por sus causahabientes, quienes deben acreditar tal calidad.
Por el representante o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercen por las personas que estén facultadas para representarlos.
4.2.11. Deberes de ESTELAR EXPRESS SAS., como Encargado del Tratamiento de Datos Personales
Los encargados de tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:
Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.
Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por el titular en los términos señalados en la ley.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos.
Registrar en la base de datos la leyenda " Reclamo en Trámite" en forma regulada por la ley.
Insertar en la base de datos la leyenda " Información en Discusión Judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información del titular.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Personas facultadas para ejercer los derechos:
Los derechos relacionados como conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización, podrán ejercerse por las siguientes personas:
Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
Por el representante o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercen por las personas que estén facultadas para representarlos.
4.2.12. Obtención de Autorización o Consentimiento para el Tratamiento de Información Personal
Con anterioridad al inicio del tratamiento de la información personal, ESTELAR EXPRESS SAS solicita la autorización para el tratamiento de datos personales. A su vez dicha autorización es recolectada de manera previa, expresa e informada. Lo anterior exceptuando los casos definidos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
La autorización puede ser otorgada a través de los siguientes medios:
De forma escrita.
De forma oral.
Mediante el diligenciamiento de formularios electrónicos.
Mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.
4.2.13. Excepciones al Ámbito de Aplicación de las Políticas de Tratamiento de Datos Personales
Se exceptúan del régimen de protección de datos personales establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 del año 2013 (hoy incorporado en el Decreto único 1074 de 2015), las bases de datos y archivos tratados por ESTELAR EXPRESS SAS., con el fin de prevenir, detectar y monitorear el control de lavado de activos y financiamiento del terrorismo, y proliferación de armas de destrucción masiva, así como las bases de datos y archivos regulados por la Ley 1266 de 2008.
Excepciones al derecho de revocatoria de la autorización o la supresión de datos personales:
Es importante aclarar a los titulares de datos personales cuya información repose en las bases de datos de ESTELAR EXPRESS SAS., que el derecho de cancelación no es absoluto y se puede negar el ejercicio de este en los siguientes casos:
El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular.
4.2.14. Atención de Solicitudes, Peticiones, Quejas y Reclamos relacionados de Datos Personales
Una vez las PQRS son radicadas por los medios establecidos, estas son analizadas y clasificadas por Oficial de Cumplimiento y/o Coordinador de SAC, quienes internamente las dirigen según corresponda a las áreas responsables de las bases de datos de los titulares de ESTELAR EXPRESS SAS., con el fin de hacer efectivo el trámite y la atención a los derechos relacionados con la Ley 1581 de 2012.
Los titulares de los datos podrán realizar sus solicitudes o rectificación mediante los siguientes medios:
Oficial de protección de datos personales
OFICIAL DE CUMPLIMIENTO
Página WEB
https://estelarexpress.co/index.php/nosotros1/linea-etica
Correo electrónico
Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
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Teléfonos
+57 310 2442920 / +57 3505384711
(601) 484 9160 Ext. 1
(601) 407 6769 Ext. 1
Puntos de atención presencial
Cualquier punto de atención al público ubicados en las diferentes zonas del país; para revisar ubicaciones, teléfonos y/o horarios dirigirse al link:
https://estelarexpress.co/index.php/nosotros1/sucursales/directorio
4.2.15. Procedimiento para Atención de Solicitudes, Peticiones, Quejas y Reclamos de Datos Personales
En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, ESTELAR EXPRESS SAS., presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:
Para la radicación y atención de solicitudes deberá suministrarse la siguiente información:
Nombre completo y apellidos.
Datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
Medios para recibir respuesta a su solicitud.
Motivos(s) / hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir acceder a la información).
Firma (si aplica) y número de identificación.
El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, ESTELAR EXPRESS SAS., informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura para la Protección de Datos Personales.
ESTELAR EXPRESS SAS., restringe el acceso a la información personal de nuestros ciudadanos, solamente a los colaboradores que por su naturaleza necesiten conocer tal información serán autorizados, en el marco del ejercicio de sus funciones, los cuales están sujetos al cumplimiento de acuerdos de confidencialidad y protección de la información. En cualquier momento los usuarios y/o partes interesadas podrán solicitarle a ESTELAR EXPRESS SAS., como responsable de los datos personales, que proporcione información sobre los mismos, que los actualice, los rectifique, suprima o excluya de las bases de datos, salvo que el dato sea absolutamente necesario para la prestación del servicio de la empresa. ESTELAR EXPRESS SAS., se compromete a tomar medidas técnicas y administrativas necesarias para evitar la adulteración, perdida, uso o acceso no autorizado a los datos personales de sus usuarios y/o partes interesadas.
4.2.16. Seguridad de la información de los Datos Personales
ESTELAR EXPRESS SAS., dentro de su Política de Tratamiento Datos Personales, se compromete a dar un manejo veraz, completo y comprobable a la información suministrada por sus clientes, usuarios, empleados, proveedores, contratistas entre otras partes interesadas. Quedándole prohibido el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan error.
Los datos personales se almacenarán en bases de datos dentro de zonas seguras protegidas mediante dispositivos de hardware y software de seguridad. Los servidores en donde reposa la información se encuentran protegidos físicamente en un lugar seguro. Solo personal autorizado puede acceder a él.
La información en tránsito por medios electrónicos estará asegurada por medio de protocolos de cifrado, con el fin de garantizar su integridad y confidencialidad. La información que repose en archivos físicos y electrónicos contará con la debida seguridad física y control de acceso.
4.2.17. Utilización, Transmisión, Transferencia y Seguridad de los Datos Personales
ESTELAR EXPRESS SAS., se compromete a velar porque se cumplan todos los principios legales de protección entorno a la transmisión y transferencia de sus datos personales. De igual forma, manifiesta su compromiso para que se respete en todo momento, por la empresa y sus terceros, el cumplimiento de la presente política de privacidad de datos personales.
ESTELAR EXPRESS SAS garantiza el derecho, al titular de los datos, a obtener información acerca de la existencia de sus datos personales en nuestros archivos o bases de datos, previa validación plena de su identidad.
Por lo anterior, los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponible en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea controlado, de tal forma que se asegure que el conocimiento de los datos personales es restringido a los titulares de dicha información y exclusivamente a los terceros autorizados.
ESTELAR EXPRESS SAS., restringe el acceso a los datos personales de usuarios, clientes, empleados, proveedores, contratistas y otras partes interesadas. Solamente los colaboradores y contratistas que necesiten conocer tal información serán autorizados, en el marco del ejercicio de sus funciones, y están sujetos a las obligaciones contractuales de confidencialidad y pueden ser sancionados si no cumplen con estas obligaciones.
En cualquier momento los usuarios, clientes, empleados, proveedores, contratistas y otras partes interesadas, podrán solicitarle a ESTELAR EXPRESS SAS., como responsable de los datos personales, que proporcione información sobre los mismos, que los actualice, los rectifique, suprima o excluya de las bases de datos, salvo que el dato sea absolutamente necesario para la prestación de los servicios de la empresa.
ESTELAR EXPRESS SAS., se compromete a tomar las medidas técnicas y administrativas necesarias para evitar la adulteración, pérdida, uso o acceso no autorizado a los datos personales almacenados en sus bases de datos.
4.2.18. Vigencia y Actualización de la Política de Tratamiento de Datos Personales
La presente actualización de la política de tratamiento de datos personales se encuentra vigente y publicada, y sus actualizaciones regirán a partir de sus nuevas publicaciones en la página web del ESTELAR EXPRESS SAS. La vigencia de las bases de datos se realizará de forma indefinida, teniendo en cuenta su objeto social.
Por regla general, el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales se entiende por el término de la relación comercial, contractual o de la vinculación y durante el ejercicio del objeto social de EXTELAR EXPRESS SAS.
Las autorizaciones de los titulares podrán terminar por voluntad de estos en cualquier momento.
Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto o a través de:
El sitio web: https://intranetestelar.com/web/index.php/component/content/article/20-home/64-politica-de-proteccion-datos-personales?Itemid=101
Correo electrónico enviado a los titulares.
Para los titulares que no tengan acceso a medios electrónicos o aquellos a los que no sea posible contactar, se comunicará a través de avisos abiertos y/o circulares informativas en la sede principal de ESTELAR EXPRESS SAS.